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绩溪法院多措并举 不断提升档案管理水平

绩溪讯 近年来,绩溪法院高度重视档案管理工作,坚持档案管理“集中统一管理、维护完整与安全、便于提供和利用”的基本原则和“服务于审判大局”的基本宗旨,多措并举提升该院档案管理水平,促进档案管理规范化、制度化、科学化建设。

引进档案专业人才,加强档案管理队伍建设。通过公务员招考,招录专业档案管理员,并配备专职档案员组成档案管理队伍,管理全院的各类档案。安排档案管理员参加上级法院和县市档案管理部门组织的专业培训,实地调研兄弟法院档案管理工作,学习先进经验,寻找自身差距,拓宽管理思路,提升档案管理员的管理水平。

制定绩效考核办法,强化归档人员责任。制定各类档案管理绩效考核办法,形成奖惩机制,提高各庭室提升档案质量及归档的积极性。严格要求各庭室对已经结案符合档案管理质量要求的案卷,在三个月内完成数字化扫描上传,确保扫描件清晰,并同步将案卷移交档案室归档。档案室每月对各庭室归档数据进行统计,对不能及时扫描归档的案件进行通报催归,保证档案及时归档。

实现档案全文数字化,推进档案信息化建设。通过公开招标,将该院档案库存案卷数字化扫描工作外包给专业扫描团队。截至目前,该院库存档案影像卷扫描上传工作已全部完成,新收案件也由各庭室安排人员,结案后及时扫描上传归档,同时加强对诉讼档案以外门类档案的整理和收集,按照要求进行整理归档,避免其他门类档案的缺失,有效地提高了档案保存的安全性。

严守档案利用借阅,确保档案使用安全。档案全文数字化管理后,通过该院档案软件系统可以快速调阅的档案影像卷,该院档案室严格遵守档案利用借阅制度,在高效服务当事人及其他人员档案调阅以及院内审判、执行活动的同时,从严履行档案利用登记制度和手续,严格审查利用者的有效身份证件。非因法定事由、未经院长批准调阅档案的,原件一概不准借离档案室,档案借阅、归还前,档案管理员均对档案进行认真清点,确保不出任何纰漏。

科学化的管理档案,规范档案工作运行。该院设立专业性档案库房,配备档案密集架用以存放本院档案。档案库房、调阅室、档案人员办公室、档案技术用房和机关发展史展室“五分开”,并按照要求,安装更新了监控系统、温湿度监控调节系统、防盗门、防盗窗、气体灭火器、吸尘器等设施,档案管理人员每天定期检查库房设施安全性能及档案保管情况,有效保障档案的安全保管。(汪熙辉)